7. Oppimistehtävä: ”Ajatteleminen on taito, jonka voi ja joka pitää opetella.” (Kuinka ideat syntyvät, 2005)

Tuskailin projektinhallintaa käsittelevien kirjojen listan kanssa pitkään (kuten tämän tehtävänkin kanssa). Valtaosa projektinhallintaa käsittelevistä kirjoista on kirjoitettu selkeästi kaupallisen alan ja yritysten käyttöön. Esimerkiksi Risto Pelinin Projektinhallinnan käsikirjassa on alaluku nimeltä ”liiketoimintastrategiasta projektiksi” ja ”konfiguraation hallinta”. Ensi silmäyksellä tällainen opas ei vaikuta kovin mielekkäältä kulttuurialan toimijan näkökulmasta katsottuna. Käytetty kieli on täysin toisesta diskurssista mitä kulttuurialan toimijat ovat tottuneet käyttämään, ja teosten sisällysluettelot vaikuttavat pitkiltä kuin lakikirjan teksti.

Täysin kaupallisille toimijoille suunnatut opaskirjat voivat toki olla liike-elämän pelisääntöjen ja aikataulujen esittelijänä hyödyllisiä myös kulttuurisektorin toimijoille. Toivoa kuitenkin voi, että uudet tekijät kiinnittäisivät enemmän huomioita kieleen, rakenteeseen, ulkoasuun ja helppolukuisuuteen – näihin talkoisiin olisi humanistisen ja kulttuurialan osaajista hyötyä!

Päädyin lopulta lukemaan Åke Karlssonin ja Anders Marttalan Projektikirja. Onnistuneen projektin toteuttaminen (Kauppakaari 2001). Kirja ei ole sivumäärällä pilattu (151 s.) ja sisällysluettelokin rakentuu ”vain” kahdeksasta luvusta. Projektikirja on takakansitekstin mukaan suunnattu apuvälineeksi kaikille, ”jotka harjoittavat projektityöskentelyä jossain muodossa”. Kirjoittajat ovat koulutukseltaan diplomi-insinööri ja käyttäytymistieteilijä ja tämäkin kirja on kallellaan liike-elämän suuntaan. Projektikirja on kuitenkin kirjoitettu selkeästi, käytännönläheisiin esimerkkeihin nojaten ja maltettu pitää riittävän suppeana. Kirja onkin jo itsessään mielestäni esimerkki onnistuneesta projektista, joka on osattu rajata hyvin!

Hyvä esimerkki Projektikirjan käytännönläheisyydestä on esim. ongelmaratkaisuesimerkkinä käytetty ”hissiprojekti”. Firmassa työskentelevä Kalle saa vastuulleen hissiprojektin. Firman asiakkaat ovat tyytymättömiä hisseihin, joita joutuu jonottamaan liian kauan ja Kallen tehtävänä on selvittää mitä asialle on tehtävissä. Lähtöoletuksena on uusien hissien hankkiminen, mikä on kallista puuhaa. Ongelma-analyysin ja aivoriihen tuloksena päädytään kuitenkin siihen, että firman hissit eivät ole keskivertoa hitaampia vaan asiakkaiden tunteeseen hitaudesta voidaan vaikuttaa muuttamalla olosuhteita. Hissien odottaminen tehdään asiakkaille miellyttävämmäksi kohentamalla odotustilan ulkoasua ja tarjoamalla asiakkaille luettavaksi lehtiä. Uuden kyselyn jälkeen kukaan ei enää valita hissien hitautta. Huolellisesti tehdyllä pohjatyöllä projektissa vältyttiin huomattavilta kustannuksilta (uusien hissien hankkiminen) ja luovalla ajattelulla päädyttiin ratkaisuun, jolla saavutettiin haluttu lopputulos (asiakastyytyväisyys).

Esittelen seuraavaksi Projektikirjan luku kerrallaan ja pohdin sisällön merkitystä suhteessa omiin projektityökokemuksiini.

LUKU 1. Mikä on projekti?

Jonkin työn tai tehtävän nimeäminen projektiksi on muodikasta – ja joskus myös tapa kiertää lainsäädäntöä ja byrokratiaa (kuten määräaikaisten työsuhteiden ketjuttaminen). Työtehtävän nimeäminen projektiksi voi myös antaa uudenlaisen näkökulman annettuun tehtävään ja lisätä luovuutta. Karlssonin ja Marttalan mukaan projektiksi voidaan nimittää väliaikaista organisaatiota, jolla on yksi ja erityinen tarkoitus (päämäärä).

Projekti syntyy (tai synnytetään) tilanteessa, jossa tämänhetkinen tilanne ei vastaa toivottua ja siihen kaivataan muutosta. Onko projekti siis lähtökohtaisesti aina jotakin muutokseen ja uudistamiseen pyrkivää toimintaa? Projektikirjan mukaan ennen projektin starttaamista on syytä pohtia tarkkaan mihin tarpeeseen projekti synnytetään vastaamaan. Onko tarve aito? Ovatko päämäärä(t) selkeä(t) ja tavoitteet kunnolla mietitty? Sitoutuvatko myös projektin työryhmän jäsenet näihin tavoitteisiin ja päämääriin? Kirjoittajat varoittavat erityisesti kopioimasta projektimalleja suoraan organisaatiosta toiseen vaan on aina syytä tarkastella millainen projektimalli/työskentely mihinkin organisaatioon soveltuu ja mitkä ovat käytettävissä olevat resurssit.

Karlsson ja Marttilan mukaan projektin puitesuunnitelman tulisi sisältää ainakin seuraavat seikat:

- Projektin tausta. Miksi projekti aloitetaan?

- Ongelma. Mikä on ongelmana?

- Visio. Mitä halutaan saavuttaa?

- Rajaukset. Mitä projektin ei pidä käsitellä.

- Aikataulu

- Voimavarat

- Kriteerit. Mitä pitää painottaa arvioitaessa eri ratkaisuvaihtoehtoja (joita on hyvä olla useampia)?

- Yhteistyökumppanit ja niiden rooli

- Toimeksiantaja, kuka se kyseisessä projektissa on?

Vinokinon näkökulmasta mietittynä elokuvafestivaalin toiminta on lähempänä organisaation perustoimintaa, vaikkakin jokaisella festivaalivuodella on oma, osin vaihtuva, työryhmänsä ja festivaalivuodella on selkeä alku ja loppu. Vuosittain järjestettävät keskustelutilaisuudet, bileet ja muu oheisohjelma täyttää ehkä paremmin projektin määritelmän (tai niitä voi tarkastella Vinokinon alaprojekteinakin). Esimerkiksi festivaalin vuosittaisille teemaseminaareille määritellään yleensä erikseen oma vastuuhenkilö, aikataulu, budjetti ja aikataulu (joskin hieman löyhästi). Idea seminaarin sisällöstä ja rakenteesta saadaan kuitenkin usein varsin viimetinkaan. Niinpä varsinaista puitesuunnitelmaa ei tehdä, vaikka voisi olla hyvä nimenomaan pohtia miksi, kenelle ja millä kriteereillä esimerkiksi seminaari järjestetään. Pohjatyön puuttumisen takia seminaarit eivät välttämättä vastaa yleisön tarpeeseen tai ole ”ajan hermolla”. Myös yhteistyökumppaneiden ja tavoitteiden miettiminen jää puolitiehen, eikä seminaaria silloin voida välttämättä toteuttaa parhaalla mahdollisella tavalla.

LUKU 2. Selvittäminen

”Projekti ei epäonnistu lopussa vaan alussa.” (Projektikirja, 2001)

Jos projektin edetessä esille tulee yhä uusia vaatimuksia ja ratkaistavia ongelma ei projektin alussa ole tehty riittävän perusteellista ongelma-analyysiä. Projektikirja suositteleekin ongelma-analyysin tekemistä ennen projektin varsinaista aloittamista. Ongelma-analyysin tekeminen kulttuuritapahtumasta on kuitenkin haasteellista. Projektikirjassa käytetään termejä kuten ”lopputuotteen korkea laatu” ja ”tietyn menetelmän säännönmukainen noudattaminen”. Onko se oikea ongelma, että kulttuurikentällä ei ole tapahtumaa, joka siellä kuuluisi omasta mielestäni olla? Kokeeko kukaan muu sen puutteeksi? Entä korkea laatu? Miten määritellä kulttuurituotannosta puhuttaessa tapahtuman laatukriteerit kun taiteen tutkijatkaan eivät ole yhtä mieltä laadun määritelmästä puhuttaessa taiteesta?

2. luvussa projektista puhutaan tilaaja/asiakas–tuottaja näkökulmasta vaikka kulttuuriorganisaatioissa nämä tarkoittavat usein samaa asiaa. Tilaaja–tuottaja -ajattelua voi käyttää ainakin eron tekemiseen organisaation päättävässä asemassa olevan ja projektista vastaavan välille. 2. luku oikeastaan vain syventää 1. luvussa esiteltyjä ajatuksia: mieti projektin tausta ja tavoitteet sekä resurssit (=organisaatio) huolella, jotta projekti voi onnistua.

Asiakas ja loppukäyttäjä termit viittaavat ajatukseen materiaalisesta tuotteesta projektin tuloksena. Kuitenkin myös kulttuuritapahtumalla on loppukäyttäjä, asiakas, joka ostaa pääsylipun ja tulee tapahtumaan (=tuote). Ehkä kulttuuripuolella tulisi miettiä myös enemmän mitä asiakas odottaa ja toivoo tapahtumalta? Ei niin, että taidetta tehtäisiin asiakkaan ehdoilla, vaan että oletettu asiakaskunta otetaan huomioon tapahtuman, ”tuotteen”, reunaehtoja määriteltäessä. Millaiselle ja kuinka laajalle yleisölle tapahtuma on tarkoitus tehdä ja markkinoida? Mitä oheistuotteita ja palveluja oletettu yleisö voi tarvita? Onko T-paidan painattaminen juuri paras idea? Entä mikä viikonpäivä ja kellonaika voisi olla optimaalisin tapahtuman kohdeyleisölle?

LUKU 3. Suunnan valinta

Kolmannessa luvussa edetään ongelma-analyysissä ilmenneiden seikkojen yksityiskohtaiseen tarkasteluun ja ratkaisuvaihtoehtojen etsimiseen. Projektikirja opastaa ideoimaan alussa luovasti ja vapaasti mahdollisimman monta eri ratkaisuvaihtoehtoa tuottaen ja tekemään vasta sen jälkeen jaon käyttökelpoisiin ja kelvottomiin ideoihin (käyttökelpoinen voi tarkoittaa myös sitä, että ideaa tulee vielä työstää). Eri vaihtoehtojen välisiä eroja pohdittaessa tulee aina miettiä valitun ongelmanratkaisun vaikutusta ympäristöönsä (ja työorganisaatioon!).

Omassa projektityöskentelyssä olen toisinaan harrastanut ”ideariihiä”. Ongelmana useimmiten on ajan puute: ei ole riittävästi aikaa (tai siis aikaa ei varata) vain ideoida. Usein samassa kokouksessa ideoidaan ja yritetään samalla tehdä päätöksiä kiireellisesti hoidettavista asioista ja toteuttaa niitä. Eri projektikirjoja lukiessani olen tullut ajatelleeksi myös sitä, että pelkkä aika ei riitä. Tarvitaan myös oikeanlainen ympäristö, jotta ihmiset haluavat ja pystyvät ideoimaan vapaasti ja sitä kautta tuottamaan myös jotakin uutta. Ideoinnin tulisi alussa olla täysin vapaata ja vasta vapaan osuuden jälkeen ryhdytään miettimään mitkä ideoista ovat mahdollista toteuttaa kulloinkin käytössä olevilla resursseilla. Liian usein kiinnostavatkin ideat tyrmätään alkuun liian vaikeina tai erikoisina – ilman, että olisi rauhassa mietitty olisiko idea oikeasti toteuttamiskelpoinen ja mitä sen toteuttaminen vaatisi.

Projektinhallintakirjallisuuden ja kulttuurialan käytännön välillä on myös yksi ero, jonka merkityksen pohtimiseen olisi kiva laittaa useampikin tovi. Projektikirjat olettavat, että kyse on työyhteisöstä, jossa ihmiset ovat palkattuina tiettyyn projektiin ja parhaassa tapauksessa projektitiimiin voidaan valita osaamiseltaan mahdollisimman hyvin toisiaan täydentävät ja projektiin itse mukaan haluavat henkilöt. Pitkälti vapaaehtoistyöhön nojaavissa kulttuurialan projekteissa tällaista valikointia ei voi välttämättä tehdä, ainakaan samoin perustein. Myös ihmisten työmotivaation ja käytettävissä olevan ajan kanssa on usein niin ja näin koska mukana ollaan harrastusmielessä. Parhaassa tapauksessa ryhmän motivaation perustana ja sitouttavana tekijänä toimii rahallisen palkkion sijasta intohimo tehdä kyseistä projektia yhdessä ja kehittää omaa osaamistaan. Pahimmassa tapauksessa ryhmän jäsenet eivät itsekään oikein tiedä miksi ovat mukana ja mitä projektilta haluavat, eikä heitä pysty sitouttamaan yhteiseen päämäärään oikein millään konstilla. (ja toisaalta: tämä voi olla ongelma myös liike-elämän projekteissa silloin kun työryhmän jäsenet on eivät ole saaneet valita mukanaoloaan).

Kulttuurialan projekteissa projektikirjojen ehdottama ”aivoriihi” ei välttämättä siis muodostu projektin kannalta parhaimmista mahdollisista henkilöistä vaan sekalaisesta joukosta ihmisiä, joilla on hyvin eri intressit olla mukana työryhmässä. Taidealan ihmisillä saattaa olla myös ehdottomia mielipiteitä projektin päämäärästä ja siitä miten projektin kuuluisi edetä, eikä näitä aatoksia olla valmiita työstämään ongelma-analyysein tai pohtimalla tuottaja–asiakas suhteita.

Joka tapauksessa, luvussa kolme, annetaan ideariihessä keksittyjen vaihtoehtojen arviointiin seuraavat kriteerit:

- edut

- haitat

- kilpailijoiden vahvuus ja heikkous

- korvikkeiden vahvuus ja heikkous

- toteutettavuus

- riskialttius

- voimavarat

- yhteensopivuus pysyvän organisaation päämäärien kanssa

LUKU 4. Toteutuksen suunnittelu

Toteutussuunnitelmasta tulee käydä ilmi mitä parhaan mahdollisen ratkaisun toteuttaminen vaatii. Luku käsittelee projektin ja pysyvän organisaation rajapintojen määrittelyä ja erilaisia organisaatiomalleja. Eniten nilkkaani kalahti projektiarkistosta ja dokumentoinnista kertovat kohdat, sillä tämä puoli on omissa projekteissani ollut kehnosti jos lainkaan järjestetty. Luvussa esitelty toteuttamissuunnitelmamalli taas menee mielestäni liian yksityiskohtaiseksi, mitä tulee ainakin pienempiin kulttuuriprojekteihin. Suunnitelmamalli toistaa myös jo ongelma-analyysissä (luvut 1. ja 2.) mainittuja asioita. En usko, että on järkeä kirjoittaa samoista asioista eri nimikkeillä useaan kertaan. Keskeisin mietittävä asia lienee välitavoitteiden asettaminen projektissa. Niitä ei omissa projekteissani ole juurikaan ollut tai en ole ainakaan kirjoittanut niitä selkeästi esiin.

LUKU 5. Toteutus

Projektikirjan 150 sivusta 74 käsittelee projektin suunnitteluun ja taustatyöhön liittyviä asioita. Toteuttamiseen päästään siis vasta puolivälissä kirjaa. Ehkä 50/50 olisi hyvä suhde myös oikean projektin suunnittelu- ja toteutustyön välillä? 5. luku alkaa projektiorganisaatiossa työskentelevien ihmisten eri roolien kuvaamisella. Puuduttavan tuntuista tietoa, mutta tärkeää. Useimmissa projekteissa missä itse olen ollut mukana selkeää tai julkilausuttua roolijakoa ei ole ollut. Pahin tilanne on sellainen, jossa projektilla ei ole selkää johtajaa tai vetovastuullista. Roolien määrittäminen tekee tiettäväksi myös kunkin vastuu- ja valtuusalueet. Tämä vähentää työn epävarmuutta huomattavasti ja sitä kautta lisää varmasti motivaatiota ja projektiin sitoutumishalua – kun uudet työtehtävät eivät voi ”vain” putkahtaa yllättäen takavasemmalta.

Alaluku ”ohjaus ja seuranta” oli masentavaa luettavaa siinä mielessä, että siinä kuvattiin kuinka asiat tulisi hoitaa ja millainen on hyvä kokous – enkä voi sanoa, että omalta osaltani olisin juurikaan ohjausta tai seurantaa harjoittanut…Jatkossa olisi hyvä noudattaa alaluvun ainakin yhtä ohjetta: kysy syytä töiden viivästykseen ja vaadi selitys. Jaa tehtävät uudestaan, mikäli kyseinen henkilö ei niistä suoriudu. Sillä aikataulujen pettämisen salliminen viestittää, että se on organisaatiossa sallittua (eikä sen tulisi olla sallittua mielestäni missään organisaatiossa – oli sitten kyse vapaaehtoistyöstä tai ei). Projektikirja muistuttaa siis myös kurin tarpeellisuudesta: projektin johtajalla on oikeus vaatia hyviä ja aikataulussa tehtyjä suorituksia ja jos niihin ei pystytä, täytyy työntekijän kyetä antamaan siihen selitys. Kyse ei ole syyttämisestä vaan aikuismaisesta käytöksestä: jos sitoudut johonkin, teet sen. Jos et pysty tekemään, pitää sinun ainakin kyetä ilmoittamaan siitä ja kertomaan syy. Muuten koko hommassa ei ole mitään mieltä, vaan työt kasautuvat (ja lopulta kaatuvat) projektin johtajan harteille.

LUKU 6. Projektin tuloksen luovuttaminen

Eli kuinka projekti päätetään. Tässä luvussa esitetyt ajatukset nojaavat hieman liikaa liike-elämään ja ajatukseen projektin lopputuotteesta konkreettisena tuotteena. Loppuraportin laatiminen ja projektiryhmän purkaminen (eli palautteen antaminen tehdystä työstä) kuuluvat kuitenkin oleellisesti myös kulttuurialan projekteihin – tai ainakin niiden pitäisi kuulua (itsekin lopetin Vinokinon toimintavuoden jotenkuten oikeaoppisesti viime vuonna ensimmäistä kertaa). Tärkeää olisi yhdessä työryhmän kanssa pohtia parannusehdotuksia työssä havaittuihin ongelmakohtiin siten, että kaikkia kuullaan ja asiat kirjataan myös ylös.

LUVUT 7. Ihmiset tekevät projektin & 8. Työkalulaatikko

Projektikirjan kaksi viimeistä lukua käsittelevät projektin ”tukimateriaalia”. 8. ja viimeisessä luvussa käsitellään projektityöskentelyn erilaisia tukityökaluja muistilistamaisesti (mm. riskianalyysi), mutta antaa myös hyviä vinkkejä tehokkaan kokouksen pitämiseen ja työryhmän konfliktien ratkaisemiseksi! 7. luvussa katsotaan projektia siinä työskentelevien tai siihen valittavien ihmisten kautta. Millaisia erilaisia kykyjä ihmisillä on ja miten ne saadaan hyödynnettyä parhaalla mahdollisella tavalla? Miten löytää ja valita nämä ihmiset? Tässä nousee esille taas liike-elämän ja kulttuurityön ero suhteessa siihen keitä ja millä perustein projektiryhmään valitaan. Otetaanko ne ketkä suostuvat vai ne, joilla on eniten annettavaa? Jos palkkaa ei voida maksaa, onko mahdollista saada parhaat mahdolliset tyypit mukaan projektiin? Mitä muita porkkanoita kuin palkkaa, on mahdollista tarjota? Voisiko hyvää palkkaa houkuttelevampi asia olla tilan tarjoaminen ihmisten omille ajatuksille ja tekemiselle luovassa ja kannustavassa ilmapiirissä? Luvussa käsitellään vielä johtajuutta ja ryhmäprosessia, joista ensin mainitun sanomaa hyvästä johtajuudesta sopisi jokaisen johtavassa asemassa olevan pohtivan. Vai kuinka monta seuraavan listan kriteerit täyttävää johtajaa tunnet? Kuinka monta kohtaa itse täytät?

HYVÄ JOHTAJA

- antaa muitten hoitaa omat tehtävänsä häiritsemättä heitä tarpeettomasti

- hillitsee sanomisensa ja osaa kuunnella

- ymmärtää, ettei itse aina ole kaiken keskipiste

- on selkeä ja johdonmukainen toimiessaan ympäristönsä kanssa

- kykenee omilla ominaisuuksillaan ”ottamaan paikan” ja rakentavasti täyttämään koko roolinsa

- toimii itse niin kuin opettaa

- katsoo tulevaisuuteen kaukonäköisesti ja osaa soveltaa visioita ympäristöönsä

- torjuu hajottavat voimat kypsällä johtamistavalla ja voimakkaalla luonteella

- helpottaa henkilöstön työtä

- luo sellaiset rakenteelliset ja organisatoriset edellytykset, että henkilöstö yltää tuloksiin

- mittauttaa johtajuuttaan niillä henkilöillä, joitten johtoon hänet on asetettu

- tunnustaa rehellisesti virheet ja puutteet ja ottaa niistä vastuun

- johtaa jakamalla vastuuta, mutta myös jakamalla valtuuksia

Projektikirjan punaisena lankana kulkee ajatus yksilön merkityksestä projektin onnistumisessa. Vastuu ja valtuudet kulkevat käsi kädessä. Hyvä ja kannustava kohtelu saa työntekijän antamaan parhaansa työlleen ja organisaatiolle. Hyvä suunnittelu ja selkeät rajat kannustavat tekemään työn hyvin ja täsmällisesti. Projektikirja esittelee tiiviisti ja sopivan käytännönläheisesti kuinka yksilöistä muodostettu ja hyvin johdettu työryhmä suoriutuu projektista onnistuneesti (mistä seuraa menestystä organisaatiolle).

Olisi ihanaa jos projektityötä voisi tehdä Projektikirjan ohjeiden mukaan: suunnitellusti ja hallitusti. Useimmat projektit, joissa olen ollut mukana rullaavat kuitenkin eteenpäin vanhan kaavan mukaan tai uusi idea toteutetaan saman tien. Mielivaltaisia johtajia tai johtajuuden puuttumista tyystin on myös tullut koettua. Hallittu projektityöskentely vaatii palkatun työntekijän, projektipäällikön, joka voi keskittyä suunnitteluun ja projektin johtamiseen. Iltatunteina tehdyssä sivutoimisessa tai harrastuspohjaisessa kulttuurituottamisessa ei jää aikaa suunnittelulle, mikä on takaperoista, sillä juuri hyvä suunnittelutyö vähentäisi projektin toteuttamiseen kuluvaa aikaa ja tekisi projektityöstä kaikille työryhmäläisille mielekästä.

Projektinhallintaopasmarkkinoille toivoisin kulttuurialan työn erityispiirteisiin painottunutta opasta, joka puhuisi samaa kieltä kulttuurialan työntekijöiden kanssa. Oppaassa voisi pohtia erityisesti oletusta kulttuuriprojekteista vapaaehtoistyöhön nojaavana toimintana ja millaisia ongelmia tällaisesta ajattelumallista mahdollisesti seuraa sekä projektissa työskenteleville (mm. roolien rajojen hämärtyminen, tiukan johtajuuden puuttuminen, selkeän toimintasuunnitelman puuttuminen jne.).

**

JK

”Jos et pysty ratkaisemaan ongelmaa, syy saattaa olla siinä että noudatat sääntöjä.” (Kuinka ideat syntyvät, 2005)

Sopivaa projektikirjaa etsiessä törmäsin myös muutamaan teokseen, jotka eivät varsinaisesi ole projektinhallinnan oppaita, mutta antavat luovan näkökulman projektityöskentelyyn. Jussi T. Kosken Luova Hierre. Näkökulmia yksilöiden, ryhmien ja organisaatioiden luovuuteen (Gummerus 2001) ja Jussi T. Kosken ja Saku Tuomen Kuinka ideat syntyvät. Luovan ajattelun käsikirja (WSOY 2005) ovat oivaa luettavaa usein kuivahkojen projektinhallintaoppaiden oheen.

Kuinka ideat syntyvät -kirja herättää ajatuksia ja antaa vinkkejä toimivan ryhmän muodostamisesta, luovuudelle ja ajattelulle otollisen ilmapiirin luomisesta ja kannustaa oman intuition kuuntelemiseen ”väärässä olemisenkin” hinnalla. Näitä aiheita käsittelee myös Jussi T. Kosken aiempi kirja, Luova hierre. Luovuus ja ideointi on jotakin jota voi opetella ja jota tulee harjoitella. Ennen kaikkea ihmisen tulisi muistaa varata itselleen joutilasta aikaa ajattelulle. Vain siten ideat, hyvät ja vähemmän hyvät, voivat kypsyä ja työstyä toimiviksi ratkaisuiksi, sillä: ”Ideat eivät tule itsestään. Ne ovat palkinto vuosien työstä.” (Kuinka ideat syntyvät, 2005)

6. Oppimistehtävä: Kestävää festivaalitoimintaa ja ekologista elokuvaa?

YK:n Pohjoismaiden tiedotustoimiston sivu napsahti ensimmäisten joukossa esiin kun googlasin sanaparia ”kestävä kehitys”. Sivuston mukaan:

“Kestävällä kehityksellä tarkoitetaan ihmiskunnan nykyisten tarpeiden tyydyttämistä tavalla, joka ei vie tulevilta sukupolvilta mahdollisuutta tyydyttää omia tarpeitaan. Toisin sanoen, luonnonvaroja on käytettävä viisaasti. Kestävä kehitys edellyttää, että säilytämme enemmän ja kulutamme vähemmän luonnonvaroja.”

Ulkoasiainministeriön Global Finland -sivustolla silmiini osui artikkeli, joka käsitteli kestävää kehitystä kehitysmaihin vietävän informaatioteknologian näkökulmasta. Tutkija Mikko Vesisenaho määrittelee kestävän kehityksen ennen muuta yhteiskunnalliseksi kehitykseksi, joka auttaa ihmisiä auttamaan itseään. Näin ollen kyse ei ole vain luonnon resurssien tämän hetkisestä tehokkaasta tai ympäristöystävällisestä käytöstä vaan myös teoista (kuten koulutus), jotka auttavat tulevaisuuden sukupolvia toimimaan toisin. Paljolti voi myös miettiä missä määrin kulttuurin digitalisoituminen on kestävää kehitystä: joidenkin tutkimusten mukaan kodin viihde-elektroniikka, mukaan lukien tietokoneet, kuluttavat paljon sähköä ja kotitalouksien energiakuormitus ympäristölle on suurempi kuin vaikkapa lentomatkailun!

Vinokino ja kestävä kehitys?

En ole aikaisemmin pohtinut juurikaan Vinokinon kohdalla ekologisuutta ja ympäristönsuojelua. Jokseenkin sitä on kai ajatellut, että elokuvafestivaalin järjestämisessä ei ole juuri mitään, missä ympäristöaspektia voisi tai tarvitsisi ajatella. Yllätys, yllätys: pienen pohdinnan jälkeen esille nousee kuitenkin asioita, joiden suhteen ympäristöystävällisyyttä voi ja tulee jatkossa pohtia.

1. Matkustaminen ja elokuvien rahti

Festivaalimme ohjelmistoa koostetaan pitkälti siten, että vierailemme ulkomaisilla ja kotimaisilla festivaaleilla katsastamassa tarjontaa. Kotimaassa matkat taittuvat lähes 100%:sesti julkisilla kulkuvälineillä: bussi ja juna ovat ystäviämme. Ulkomaille matkustaessa lentämistä ei voi kuitenkaan välttää, sillä festivaalimatkalla ollaan usein korkeintaan viikko, jolloin matkustamiseen ei ole voi tuhlata aikaa. Pyrimme kuitenkin maksimoimaan lentomatkailun hyödyt: yhdistämme mahdollisuuksien mukaan omia lomamatkojamme festivaalikäynteihin. Mikäli joku työryhmästä sattuu olemaan ulkomailla opiskelijavaihdossa, hän voi osallistua kyseisessä maassa/kaupungissa oleville festareille, jolloin matkustaminen hyödynnetään tehokkaasti. Nämä periaatteet ovat lähtökohtaisesti taloudellisia, mutta toki myös ekologisesti järkeviä.

Elokuvien lentorahtaamisesta syntyy toki myös päästöjä ja tässäkin pyrimme käyttämään aina maarahtia, mikäli se on aikataulullisesti mahdollista. Samoin DVD:n yleistyminen esitysformaattina pienentää sekä rahtikuluja, että rahtiin käytettävää energiaa.

2. Festivaalin aikana

Vinokinossa voitaisiin jatkossa kiinnittää enemmän huomiota esim. painotuotteiden ympäristöystävällisyyteen. Emme ole aiemmin tietoisesti pohtineet, että painomateriaalissa voisi ehkä käyttää (ainakin osin) kierrätyspaperia. Myöskin ”turhaa” tulostamista voisi välttää (teemme paljon esivedoksia/tulostusta omalla väritulostimella ja tämän voisi vähentää minimiin). Vinokinon toimistossa, joka on Turun Seudun SETA:n tiloissa, kierrätetään paperijäte sekä printterin/kopiokoneen mustekasetit (mikä on kai pakollistakin?!).

Hyödynnämme tiedotuksessa ja markkinoinnissa suhteellisen paljon sähköistä mediaa, minkä voi kai katsoa myös ympäristöystävälliseksi teoksi? Vaikka elokuvien esitystekniikka uudistuu hurjaa tahtia, pyrimme laitehankinnoissamme panostamaan aina laatuun ja pitkään/monipuoliseen käytettävyyteen. Kaikkia uusimpia vempeleitä ei myöskään tarvitse hankkia omaksi, vuokraamme tai lainaamme yhteistyökumppaneiltamme joka vuosi joitakin laitteita. Elokuvateatterien perinteiset filmiprojektorit lienevät myös digihuumassa ekologinen vaihtoehto: esitystekniikka ei tarvitse vaihtaa joka vuosi uuden DVD-formaatin myötä ja kunnollinen filmiprojektori palvelee tehtävässään vuosikymmeniä!

Jos jollekulle tulee mieleen mitä kaikkea muuta voisi elokuvafestivaalissa toteuttaa ekologisemmin, otan mielelläni vinkkejä vastaan!

3. Ekologinen jalanjälki ja tulevaisuus?

On vaikea miettiä elokuvafestivaalin kontekstissa sellaisia kysymyksiä kuin: ”Huomioitko luonnonmukaisuuden? Millaisia luonnonarvoja hankkeesi vaalii? Millaisia ympäristöarvoja hankkeesi vaalii?”. Emme voi juurikaan vaikuttaa esim. siihen, millä tavoin valitsemamme elokuvat kuormittavat ympäristöä. Minulla ei ole oikeastaan edes käsitystä siitä missä määrin elokuvateollisuus on tai voi olla ekologista tai epäekologista. Monet elokuvistamme ovat kuitenkin ns. pienen budjetin elokuvia, jolloin voisi ajatella, että tuotannossa on pyritty hyödyntämään kaikki mahdollinen raaka-aine yms. mahdollisimman tarkkaan. Indie-elokuvan tuotantoryhmä tuskin ajelee limusiineilla ja isoilla maastoautoilla tai lennättää tuotantoryhmää toiselle puolelle maapalloa etsimään lokaatioita. Siinä mielessä voisi ajatella, että marginaali/indie-elokuvia esittävä festivaali voisi olla jopa ekologinen teko ja jättää pienemmän ekologisen jäljen jälkeensä! Myös paikallisten tai lähialueiden tekijöiden käyttäminen vähentää ainakin matkustamiseen liittyviä ympäristörasitteita. Tämän vuoden teemana Vinokinossa on Pohjoismaat, joten lähialueaspekti toteutuu ainakin tänä vuonna J Elokuvafestivaali, kuten kulttuuri monesti muutenkin, ei myöskään perustu materiaalin hankkimiseen ja kuluttamiseen vaan kulttuurilliseen ja yhteisölliseen kokemiseen, joka on varmasti tulevaisuudessa se ekologisin kuluttamisen tapa! Laajemmassa mittakaavassa voisi olla mielenkiintoista pohtia sitä, millä tavoin digitaalinen/mediakulttuuri on tai ei ole ekologista (vrt. aiemmin esittämäni pohdinnat viihde-elektroniikan yms. energiasyöppöydestä!).

ps. Raha tai rahattomuus kulkee ainakin meidän tapauksessamme oikeastaan käsi kädessä ekologisuuden kanssa: kun ei ole millä mällätä, joutuu miettimään esim. miten raaka-aineita voi hyödyntää mahdollisimman tehokkaasti tai yhdistää matkat siten, että monta asiaa tulee hoidettua yhdellä kerralla.

pss. Myös Turun kaupunki on 2003 laaditussa ympäristöstrategiassaan sitoutunut kestävään kehitykseen!

5. oppimistehtävä: projekti hallintaan RAY:n oppailla?

”Projektin tarve on kuilu, joka vallitsee todellisen tilanteen ja toivotun tilanteen välillä.”

5. oppimistehtävänä oli tutustua Raha-automaattiyhdistyksen avustustoiminnan ohje- ja materiaalipankkiin. Vaikka RAY:n tuki onkin painottanut sosiaalipuolelle, sivustosta ja oppaista on mielestäni hyötyä myös kulttuuripuolella (ja mikä estää pyrkimästä kulttuurin ja sosiaalityön yhdistämiseen luovalla tavalla kuten Etelä-Pohjanmaan casessa)

Projektinhallintaoppaassa kysymyksiä herätti aluksi RAY:n tukemien projektien lähtökohtana oleva ongelmakeskeisyys, joka konkretisoitui lähinnä epäkohtana tai jonakin negatiivista tuottavana seikkana, joka projektin kautta pyrittiin selvittämään ja ratkaisemaan. Hetken mietittyäni alkoi kuitenkin vaikuttaa siltä, että ongelmakeskeisyyttä voi vallan hyvin soveltaa myös kulttuuripuoleen. Voidaan vaikka ajatella riittämättömän infrastruktuurin tai puutteellisen markkinoinnin olevan ”ongelma, joka tulee projektin kautta ratkaista”. Näin nähtynä ja ajateltuna RAY:n oppaista voi ammentaa paljonkin ja ennen kaikkea niiden kautta kulttuurialan projektityöskentelyyn ja rahoitukseen voisi saada lisää jämäkkyyttä. RAY:n sivustolla ollutta budjetoinnin Excel-pohjaa voisi mukautettuna käyttää suoraan myös oman projektin pohjana ja RAY:n oppaat voivat auttaa hahmottamaan projektin lähtökohtia, tavoitteita ja raportointia. Kurkistin projektinhallinnanoppaan lisäksi myös RAY:n itsearviointiopasta: Arvioiva ajattelu projektitoiminnassa (2004), jossa huomio kiinnittyi projektin tehtävänjakotaulukkoon sekä lopussa olevaan muistilistaan:

• Projektin tarve ja tarkoitus?
• Tavoitteiden täsmentäminen
• Projektin toteutus
• Tulokset ja niiden hyödyntäminen?

Aukikirjoitettuna projektia startatessa olisi hyvä pohtia läpi ainakin seuraavat asiat:

1) Mitkä, ovat näkyvät oireet ja seuraukset tarpeesta tai ongelmasta, johon aiotaan tarttua? Miten oireet ilmenevät eri väestöryhmissä? Mikä oireet/seuraukset aiheuttaa? Mitä väestönosaa hanke koskettaa? Miten tärkeä hanke on kohderyhmän kannalta? Mitä tapahtuisi asiakkaille, jos hanketta ei toteutettaisi? Muuttuisiko asiakkaiden tilanne olennaisesti?

2) Perustuuko projektin toteutus aiemmille esimerkiksi perustyöstä tai kokeilutoiminnasta saataville kokemuksille ja/tai tutkimustiedolle? Millä tavoin?

3) Onko projekti-idea ainutkertainen, vai onko tiedossa, että samantyyppisiä projekteja tai samantyyppistä toimintaa toteutetaan tai on toteutettu esimerkiksi samalla paikkakunnalla, alueellisesti tai valtakunnallisesti?

4) Onko projekti paras tapa ratkaista ongelma? Onko olemassa muita vaihtoehtoja?

5) Mikä on järjestön perustehtävä ja mihin suuntaan järjestö haluaa kehittää toimintaansa? Onko projektin tarkoitus suunnassa näiden strategisten tavoitteiden kanssa ja miten projekti kytkeytyy emo-organisaation toimintaan?

Luentomietteitä ja kulttuurikokemuksia

11.3. esittelimme kurssilaisille omia projekti-ideoitamme. Oli ilahduttavaa huomata, että yhteistyöideoita alkoi syntyä samantien useamman projektin kesken. Luulenkin, että kurssimme eräs tärkein anti on saattaa Turun tekijöitä saman pöydän ääreen yhdistämään osaamistaan ja voimavarojaan erilaisten proggisten parissa. Kurssilla tuntuu vallitsevan hyvä, avoin ja toisten ideoita tukeva ilmapiiri

17.3. meille oli puhumassa Sonja Stenman Mieliteko Oy:stä. Hän oli mielestäni hyvä esimerkki kulttuurialan ihmisestä joka on työllistänyt itsensä kulttuuriprojekti- ja tuotantohommilla. Stenman sai meidän myös visioimaan nopeilla ideointiharjoituksilla projektejamme eteenpäin sekä pohtimaan yhteistyöverkostojamme. kiinnostava ja inspiroiva luento kaiken kaikkiaan ja lisäksi vielä tiukasti kiinni tuottamisen konkretiassa.

Maaliskuun kulttuurikokemuksia:

Suomen Euroviisufinaali Helsingin Kulttuuritalolla 1.3.:
Teräsbetoni voitti ja tuuletti paperisilppusateessa. Paikan päällä viisut näyttivät aika erilaiselta mitä televisiosta katsottuna. Kulttuurielämyksenä livelähetys oli järjestelyiltään pettymys. Luulisi, että viime vuoden kisaisännyyden opit olisi otettu käyttöön myös kotimaan karsinnoissa tai edes finaalissa, mutta ei. Salin äänitekniikka riitti vain aivan lavan eteen. Juontajien spiikeistä ei katsomossa istuva yleisö saanut juurikaan selvää eikä lavan takaisia haastetteluja tai pistetilannetta näytetty liveyleisölle lainkaan. Matkaa Ruotsin melodifestivaalien tunnelmaan ja toteutukseen on vielä todella paljon.

Untitled (we wait for you) Manilla, Vanha viinatehdas, 13.3.
Konsepti, koreografia ja esitys: Tashi Iwaoka, Viola Perra, Maija Reeta Raumanni ja Anna Torkkel. Läntinen tanssin aluekeskus valloitaa ohjelmistollaan. Näin Tashi Iwaokan ja Anna Torkkelin Ihana maailma -esityksen syksyllä 2007 samassa tilassa. Se oli itselleni ensikosketus parivaljakon tekemiseen ja herätti todella kiinnostuksen nykytanssia kohtaan. Nykytanssikokemukseni jäävät edelleen alle kymmenen kerran. Tanssin narratiivi ei toimi välttämättä samoin kuin teatterin tai elokuvan. Tanssi voi yllättää ja tulla ymmärretyksi toisella tapaa ja ehkä tuo yllätyksellisyys, omien jähmettyneiden tulkintatapojen ravisteleminen kiehtoo. Kaikkea ei tarvitse aina “ymmärtää” tai ymmärtämisen prosessi ei ole aina sama. Silti teos voi liikuttaa ja herättää ajatuksia, kuten tämän nelikon hyvin fyysisesti vahva ja samalla herkkä teos, jonka katsojat saivat nimetä. Untitled on nelikön muodostaman Ehkä productionin tuotantoa. Toivottavasti lisää seuraa!

Nostalgia 1.10 Turun ylioppilasteatteri, 14.3.
Emma Puikkosen uusin ohjaus TYTiin oli inspiroiva kokemus, joka jätti sopivasti hyvän, mutta pohdiskelevan olotilan. Nostalgian käsikirjoitus oli laadittu työryhmämetodilla ja esitys oli myös interaktiivinen yleisön suuntaan. Tälläinen “yleisö osallistuu” idea on aina riskaabeli ja saattaa mennä täysin metsään, jättäen katsomoon vain vaivaantuneen joukon maksaneita asiakkaita. Puikkosen esityksessä onnistuttiin kuitenkin luomaan katsojalle turvallinen tunne ja että osallistuminen oli jokaisen itsensä päätettävissä. Yleisö saatiin hyvin mukaan ja interaktiivisuudesta tuli luenteva ja olellinen osa näytelmää. Ilmastonmuutoksen ja tulevaisuuden, rakkauden ja läheisyyden kysymyksiä käisittelevä näytelmä ei saarnannut, mutta sai pohtimaan. Ehkä toisinaan riittää, että tekee sen mihin pystyy ja siten parhaansa?

4. Oppimistehtävä: Kulttuuri pakettiin ja hyvinvointia kansalle

Kaksivuotinen Hyvinvointia kulttuurista Etelä-Pohjanmaalla -hanke käynnistettiin toteuttamaan Etelä-Pohjanmaan kulttuuristrategian (2005-2013) asettamia tavoitteita. Kulttuuristrategian visiona on kulttuurisesti kilpailukykyinen ja hyvinvoiva Etelä-Pohjanmaa. Hanke päättyi 2007 ja sen pohjalta laadittiin Hyvinvointia kulttuurista – miten, miksi ja kenelle? -opaskirja, joka tarjoaa näkökulmia hyvinvoinnin ja kulttuurin väliseen yhteyteen sekä antaa uusia ideoita esimerkiksi yritysten tyky-toimintaan.

Etelä-Pohjanmaan hankkeessa kulttuurin tuotteistamista ja merkitystä hyvinvointiin tunnuttiin kartoittaneen laajasti ja etenkin paikallisten tekijöiden yhteistyön lisääminen ja verkostoituminen oli yksi selkeä tavoite. Myös hankkeeseen osallistuneiden tahojen jatkosuunnitelmia kartoitettiin ja täten pyrittiin varmistamaan, että tavoitteellinen toiminta jatkuisi myös hankkeen päätyttyä. Uusi näkökulma hankkeessa oli taiteen ja kulttuurin vaikutuksen korostaminen osana ihmisten hyvinvointia. Kulttuurinharrastamisen vaikutusta ihmisen hyvinvointiin ja terveydentilaan ovat tutkineet mm. ruotsalainen Boinkum Benson Konlaan (2001) sekä Markku T. Hyyppä, joka näkee kulttuurin ja taiteen osana sosiaalista pääomaa. Itselleni yllättävä ja kulttuurimarkkinoinnin kannalta hyvä tieto oli, että taiteen ja kulttuurin vaikutus ihmisen terveyteen on yhtä merkittävä kuin liikunnan ja elämäntapojen. Tutkimusten mukaan kulttuuria aktiivisesti harrastavat ovat terveempiä kuin kulttuuria harrastamattomat. Kulttuurin harrastaminen parantaa myös esim. sosiaalista kanssakäymistä työyhteisössä. Hankkeessa pohdittiinkin miten taide voisi olla osa vaikkapa yritysten tyky-toimintaa, jonka painopiste on usein liikunnassa ja siihen kannustamisessa. Tämän pohjalta hankkeessa kehiteltiin idea erilaisten Kulttuuripakettien kokoamisesta ja markkinoinnista, jolloin taidetta käytettäisiin soveltavasti osana jonkin toisen sektorin työtä (kuten kuntoutuksessa tyky-päivissä). Mielestäni oli hyvä idea lanseerata kulttuuripakettien ns. pilottiasiakkaiden/asiakasryhmien kautta. Näin ideaa voitiin testata ja kehittää palautteen myötä. Samalla uusi kulttuurin käyttämisen muoto tuli tutuksi eri tahoille. Ajatus Kulttuuripaketeista oli mielestäni hyvä. Aika näyttää onko niiden tuotteistamisessa ja markkinoinnissa onnistuttu, jotta ne vakiinnuttaisivat asemansa esim, tyky-toiminnassa.

”Tyytyväiselle asiakkaalle hinta on aina sopiva”

Toinen keskeinen hankkeen painopiste oli kulttuuri tuotteistamisessa. Tuotteistamisen ongelmana on kuitenkin se, että miten voi tietää mikä tekee kenetkin tyytyväiseksi? Tarkoittaako tyytyväisyys kulttuurimarkkinoinnissa liian helposti turvallista ja helposti lähestyttävää taidetta, etenkin kun tavoitellaan uusia kävijäryhmiä? Kuinka madaltaa kynnystä sopivasti, kuitenkin säilyttäen taiteen ravistelevakin vaikutus? Hyppy uuteen ajatteluun, tekemiseen ja kokemiseen täytyy olla asiakkaalle riittävän turvallinen jotta kokemuksesta tulee mielekäs, eikä vaivaannuttava tai jopa pelottava. Siksi kulttuurimarkkinointi vaatiikin huolellista suunnittelua ja asiantuntemusta sekä kohderyhmän että oman ”kulttuurituotteen” ominaisuuksien suhteen. Esimerkiksi millä tavoin kohderyhmän määritellään? Räätälöidäänkö eri-ikäisille omat kulttuuripakettinsa? Vai pitäisikö lähteä siitä, että eri ryhmien tuominen yhteen synnyttää myös uudenlaisia kohtaamisia, kokemuksia ja kulttuuria? Kulttuurimarkkinoinnissa palautteen kerääminen, verkostojen merkitys sekä jatkomarkkinointiin panostaminen korostuvat, sillä ennestään tuttu ja hyvän maineen saanut tuote (esim. kiva taide-tyky-päivä), ostetaan varmimmin myös uudestaan. Kulttuurituotteen tutuksi tekeminen yrityksille ja yhteistyötahoille voi viedä kuitenkin useamman vuoden, joten markkinointityön rahoittamisesta saattaa muodostua kynnyskysymys.

Vinokino festivaalin näkökulmasta katsottuna markkinointi ja tuotteistaminen on ollut haasteellista. Vinokino on samanaikaisesti marginaalinen ja erikoistunut tapahtuma, jolla ajatellaan olevan tietty rajattu kohderyhmänsä. Samaan aikaan ajattelemme kuitenkin niin, että hyvä elokuva koskettaa ja liikuttaa aina: homoelokuvan katsojan ei siis tarvitse kuulua itse kys. vähemmistöön. Miten siis säilyttää tietty erityisyys, mutta samalla olla avoin laajemmalle yleisölle? Vinokinon peruskävijäkunta on myös hyvin heterogeenistä: on eri-ikäisiä, eri toimialoilta ja varallisuusluokista. Jotkut kuluttavat kulttuuria paljon, toiset käyvät muutaman kerran vuodessa leffassa. Ongelmana on toisinaan jo ihan sekin miten markkinoida omaa tuotettaan omalle pääkohderyhmälleen ja tehdä heistä tyytyväisiä asiakkaita?! Ulospäin markkinoidessa erityisyyttä ei vielä osata kovinkaan monessa yrityksessä nähdä sellaisena imagotekijänä, josta yritys voisi hyötyä. Valitettavasti sanapariin ”homo- ja lesbokulttuuri” suhtaudutaan vielä nykypäivänäkin joskus varautuneesti -ellei jopa negatiivisesti. Tutkimukset kuitenkin osoittavat, että vähemmistökulttuurin kukoistukseen liittyy aina suvaitsevaisuuden, hyvinvoinnin ja luovuuden kasvu koko kyseisellä alueella (esim. kapunki)! Tulevaisuudessa Vinokinoa voisikin markkinoida ehkä enemmän käyttäen hyväksi tätä suvaitsevaisuus ja luovuus aspektia? Esimerkiksi seksuaali- ja sukupuolivähemmistöjä käsittelevä elokuva voisi toimia hyvänä pohjustuksena yläasteiden ja lukioiden terveystiedon, etiikan tms. tunneilla.

Jälkisanat:

Verrattuna Viisikko virittää verkostot -hankkeeseen, Etelä-Pohjanmaan hanke vaikutti onnistuneemmalta. Hankkeessa aikaa oli varattu selkeästi enemmän taustatyölle ja suunnittelulle, hanke oli toki myös ajallisesti pidempi. Eri toimijatahojen tarpeet ja lähtökohdat kartoitettiin alussa hyvin ja tahot sitoutettiin hankkeeseen. Myös jatkosuunnitelmia oli mietitty ja hankkeen tavoitteiden onnistumista oli tarkoitus seurata. Syntyi myös selkeä lopputuote, Kulttuuritarjotin, johon hankkeen aikana syntyneet kulttuuripaketit koottiin yritysten ja yhteistyötahojen käyttöön.

Hankkeen oppaassa mainitut kulttuuristrategian tavoitteet vaikuttavat pitkältä samoilta mitä Turun kulttuuripääkaupunkihankkeeltakin odotetaan. Erityisesti huomioni kiinnitti hankkeen taustaa kuvaava virke ”tuetaan järjestökentän toimintaedellytyksiä, turvataan taidekasvatus ja taiteen perusopetus eri kulttuurialoilla sekä vahvistetaan nuorison parissa tehtävän kulttuurityön ennaltaehkäisevää roolia, vahvistetaan kulttuurin yhteyttä sosiaali- ja terveysalaan ja kehitetään kulttuurisia hyvinvointipalveluja ja –tuotteita”. Missä määrin Turun säätiön tavoitteena on panostaa jo olemassa olevan toiminnan kehittämiseen ja infrastruktuurin parantamiseen? Kurssimme opiskelijoiden parissa tämä kysymys on noussut ajoittain esille. Uusi tekeminen harvemmin syntyy tyhjästä ja innovatiivisuudelle on parhaat edellytykset ympäristössä, jossa myös infrastruktuuriin on kiinnitetty huomiota.

Kulttuuripääkaupungin tukitoimet: miksi jokaisella pitäisi olla oma kopiokone?

4.3. kurssillemme tuli luennoimaan Anna Pikala Turku 2011 säätiöstä. Olin varautunut siihen, että säätiö ei ole laittanut tikkuakaan ristiin produktiotuotannolle suunnattujen tukipalvelujen osalta. Kurssilaisia olikin pyydetty miettimään etukäteen tukipalveluja, joita produktiotuotannossa tarvittaisiin.

Olotila lyhyeksi jääneen luennon (tai pikemminkin tilannekatsauksen) jälkeen oli hämmästynyt. Hyvin. Säätiössä oli jo mietitty lähes kaikki tukipalvelut ja niiden toteuttamistavat, mitä itse osasin keksiä tarvittavan. Mitä siihen voi sanoa?
Ei voi kuin toivoa, että suunnitelmat realisoituvat ja jäävät myös 2011 vuoden jälkeen pysyväksi käytänteeksi kaupunkiin. Esimerkiksi toimistohotelli ja delp desk ovat ideoina jotakin sellaista, mitkä toteutuessaan helpottavat ja nopeuttavat tuottamista hyvin konkreettisesti. Toimistohotellissa produktioiden tekijät voisivat käyttää yhteisiä toimistofasiliteetteja – miksi jokaisen proggiksen pitäisi tuhlata rahaa oman tietokoneen tai faxin hankkimiseen? Näin vapautuu sekä taloudellisia että sisällöllisiä resursseja olennaiseen: kulttuurin sisältötuottamiseen!

Tässä esimerkkiä tuleville kulttuuripääkaupungeille uudenlaisesta konseptista ja ajattelutavasta!

Vad väl jobbat!

3. Oppimistehtävä: Case Labra

Toisessa oppimistehtävässä tehtäväksi annettiin tutustua Heidi Moision ja Lotta Holman raporttiin Kulttuuritapahtumien tuottajan rooli ja verkostot Case Labra.

Helsingin Kauppakorkeakouluun tehty raportti Ismo Alangon ja Stefan Lindforsin sekä ohjaaja Petri Lehtisen yhteisproduktiosta oli mielenkiintoista luettavaa tapahtumatuotannon suunnittelun ja riskien analysoinnin näkökulmasta: mikä voi mennä pieleen, mitä kannattaisi ottaa huomioon ja millainen rooli projektijohtajalla voi tai tulisi olla.

Labra on poikkitaiteellinen teos, joka tuotettiin lopulta osana Helsingin Kulttuuripääkaupunki-ohjelmistoa 2000. Itse raportissa ei kovinkaan tarkkaan kuvattu millainen produktio Labra lopulta oli. Tietääkseni siinä kuitenkin yhdistyi musiikki, tanssi, liike ja uudenlainen tilan haltuunotto erikoisen lavarakennelman kautta.

Moision ja Holman raportti summaa yhteen produktion tuotantovaiheet ja siihen liittyneet ongelmat sekä käsittelee tuottajan ja johtajan roolia ja yhteistyöverkostojen merkitystä tapahtuman onnistumisen kannalta. Raportin mukaan produktion tuotannosta oli havaittavissa kaksi pääongelmaa: liian pitkä ja epämääräinen suunnittelu/kehittelyvaihe sekä huonosti määritellyt vastuualueet/työnkuvat. Lisäksi osa Labran tekijöistä (ilm. Lindfors ja Alanko?) näki pulmallisena kaupallisuuden yhdistämisen taiteellisesti kunnianhimoiseen esitykseen.

Produktiota alettiin suunnitella 1995 ja se toteutettiin lopulta vasta 2000 osana Kulttuuripääkaupungin ohjelmistoa ja osin säätiön tuen turvin. Mielestäni Labran suunnittelussa luotettiin liikaa tunnettujen tekijänimien vetovoimaan ja uskottiin homman hoituvan kotiin vähän kuin itsestään. Esimerkiksi markkinointiin ei haluttu panostaa koska sitä pidettiin Labran taiteelliseen henkeen (ilmeisesti yhtä kuin Lindforsin ja Alangon henki?) sopimattomana. Samoin budjetti vaikutti hyvin ylimalkaisesti suunnitellulta. Produktion tuotantoyhtiö vaihtuikin puoli vuotta ennen ensi-iltaa em. ongelmien takia. Vaikuttaakin siltä, että produktiolla ei ollut ensimmäisessä tuotantoyhtiössä ketään, joka olisi ottanut siitä tosiasiallisen vetovastuun siitä mitä oltiin tekemässä, millä aikataululla ja budjetilla. Pitkä ja epämääräinen suunnitteluvaihe vaikutti varmasti esim. siihen, että esityksen lavarakenteiden toimitusaikataulut ja budjetti eivät pitäneet, mikä kasvatti kustannuksia huomattavasti. Tämä kertoo mielestäni siitä, etteivät tekijät olleet miettineet konseptia riittävän valmiiksi: ei yksinkertaisesti tiedetty mitä rakentajilta oltiin tilaamassa!

Labra saavutti lopulta hyvän medianäkyvyyden ja myi lippunsa lähes loppuun. Mitä Labrasta voi sitten oppia? Tuotantoyhtiön vaihdos (Diivasta PopZoohon) teki produktion lopputuotannosta kurinalaista ja luultavasti vaikutti siihen, että koko esitys ylipäänsä saatiin valmiiksi ensi-iltaan. On tärkeää, että ihmiset tekevät sitä minkä osaavat parhaiten. Taiteilijoiden vahvinta osaamisaluetta ei ole välttämättä aikataulujen laatiminen ja aliurakoitsijoiden ohjeistaminen, jolloin jonkun tulee tajuta tilanne ja ottaa ohjat käsiinsä. PopZoossa työtekijöiden työtehtävät määriteltiinkin tarkemmin ja myös budjetti otettiin tarkkaan syyniin. Samoin on tärkeää miettiä alussa mahdollisimman loppuun asti mikä on projektin keskeisin ydin ennen kuin aletaan laittaa rahaa vaikkapa kalliisiin lavarakenteisiin. On tiedettävä mitä ollaan tekemässä, miten ja millaisilla resursseilla. Pelkät hullut ja luovat ideat eivät riitä. Samoin vastuuasiat tulee määritellä tarkkaan: kenellä on vastuu mistäkin ja kuka kantaa vastuun esim. tappiotilanteessa? Myös työn oikeanlainen delegoiminen on tärkeää, jotta projektin jäsenet voivat keskittyä siihen, minkä osaavat parhaiten. Kulttuuripääkaunki-säätiö toimi Labran kohdalla ehkä enemmän kontrolloijana kuin ongelmatilanteita ratkovana tai tukea ja neuvoa antavana tahona. Voisiko Turun 2011-säätiö toimia myös neuvoa-antavana ja ongelmaratkaisuun ohjaavana tahona? Myöskään ”suuriin nimiin” ei tulisi luottaa automaattisesti vaan varmistaa, että kutakin produktiota on tekemässä sellainen joukko, jolla on yhdessä tarvittava osaaminen kaikkien osa-alueiden toteuttamiseen.

**

Jälkikaneetti vierailuluennosta:
Jaana Laakso case-luento: “Viisikko virittää verkostot”

26.2.2008 kurssillamme oli puhumassa Jaana Laakso Pirkanmaan viiden kunnan yhteistyöverkoston rakentamisesta EU-projektina. Laakson luennosta kävi ilmi joitakin samoja seikkoja kuin Moision ja Holman raportista: vertaisverkostojen ja tuotannollisen tuen sekä kunnollisen suunnittelun tarpeellisuus. Laakso sai käsiinsä muiden tekemän toimintasuunnitelman, jota hänen tuli yksin lähteä toteuttamaan. Vertaisverkostojen käyttö sekä töiden jakaminen useamman työntekijän kesken olisi varmasti tehostanut projektin etenemistä ja tehnyt työstä mielekkäämpää. Kannattaa miettiä voisiko projektin johtajan raportointiin yms. liittyvistä tehtävistä osan ulkoistaa, jotta voimavaroja jäisi myös varsinaiseen sisällölliseen kehittämiseen. Lisäksi aikaa olisi ehkä kannattanut käyttää alussa enemmän projektin ydinidean hiomiseen ja ”valmiin” toimintasuunnitelman, joka oli tullut virkamiestaholta, muokkaamiseen tosiasiallisen toimintakentän kanssa yhteensopivammaksi.